Penerapan Pengawasan Pada Organisasi Pemuda atau Mahasiswa

I.                  Pendahulan

Ada banyak definisi tentang pengawasan.Berikut ini beberapa definisi tentang pengawasan. Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan.

II.               Isi

Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi.

1.      Pengawasan Preventif dan Represif

Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.Di sisi lain, pengawasan represif adalah pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.

     2.      Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan.” Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui “penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.”

Tanpa adanya pengawasan dari pihak manajer/atasan maka perencanaan yang telah ditetapkan akan sulit diterapkan oleh bawahan dengan baik. Sehingga tujuan yang diharapkan oleh suatu organisasi akan sulit terwujud.

 Fungsi pengawasan bila tidak dilakukan akan memungkinkan terjadinya kekeliruan-kekeliruan yang terus berlangsung, sehingga tiba-tiba kesalahan tersebut sudah parah dan sulit untuk diatasi. Oleh karenanya bukan hanya tujuan yang tidak tercapai namun kemungkinan dapat menimbulkan kerugian yang besar dari sebuah organisasi. Fungsi pengawasan adalah mengawasi keseluruhan dari kegiatan-kegiatan untuk menjamin atau mengusahakan agar semua berhasil sesuai dengan apa yang direncanakan. Fungsi-fungsi manajemen inilah yang harus dimiliki oleh setiap lembaga organisasi untuk merealisasikan program kerjanya dan memperbaiki kinerja organisasi. Fungsi-fungsi manajemen ini juga sangat membantu bagi setiap organisasi dalam pencapaian tujuannya secara efektif dan efisien. Pengawasan yang efektif didasarkan pada sistem informasi manajemen yang efektif. Sistem informasi manajemen dapat ditetapkan sebagai metode formal untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh manajer agar dapat melaksanakan tugas secara efektif. Nilai informasi yang diberikan oleh sistem informasi manajemen bergantung pada kualitas, kuantitas, dapat diperoleh setiap saat dan relevan dengan kegiatan manajemen . Informasi yang dibutuhkan manejer berbeda-beda bergantung pada tingkat hierarki mereka. Misalnya, manajer pun membutuhkan informasi perencanaan strategi, manejer menengah membutuhkan sumber-sumber informasi baik yang berasal dari luar negeri dari dalam, manejer tingkat bawah yang berurusan dengan pengendalian operasi memerlukan informasi yang akurat dan sangat rinci, dan sebagian besar berasal dari dalam. Pengawasan yang efektif harus melibatkan semua tingkat manajer dari tingkat atas sampai bawah, dan kelompok-kelompok kerja. Konsep pengawasan efektif ini mengacu pada pengawasan mutu terpadu atau Total Quality Control (TOC). TOC sebagai suatu sistem untuk memadukan berbagai macam kualitas (pemeliharaan, perbaikan, pengembangan) produksi dan pemasarannya dengan tingkat harga yang paling ekonomis tetapi dapat memberikan kepuasan kepada pemakainya (Fattah,1996:106). Manajemen sebenarnya tidak hanya di perlukan dalam perusahaan saja, tetapi sebaliknya setiap organisasi apapun jenisnya memerlukan menajemen, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Bahkan organisasi yang bergerak dibidang sosial dan pendidikan selalu menerapkan manajemen dalam setiap kegiatannya demi kelancaran tugas organisasi. Setiap organisasi didalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan atau dicanangkan sebelumnya, akan berhasil bila organisasi tersebut mampu membuat suatu perencanaan, mengorganisir, memberikan pengarahan-pengarahan kerja, mengkoordinir dalam usaha untuk melakukan rencana yang telah ditetapkan, serta kemampuan organisai tersebut untuk melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja.Tanpa adanya suatu perencanaan yang baik, kemungkinan organisasi tersebut akan mengalami suatu kegagalan atau dalam mencapai tujuan kemungkinan akan lahir suatu hal yang tidak diharapkan, berupa adanya biaya serta tenaga yang sangat besar. Ini disebabkan karena perencanaan pada hakekatnya menetpkan apa yang akan dilakukan dari proses awal sampai kapada pencapaian hasil akhir yang memuaskan.

III.           Penutup

Ini adalah tanggung jawab pengawas untuk berurusan dengan ketidaksempurnaan dan bertindak untuk memperbaiki perilaku yang selaras dengan standar kerja.. Pengawas harus bertindak dalam kasus-kasus dengan kehati-hatian. Seorang pengawas yang baik harus memiliki banyak talenta, tidak sedikit yang; komunikasi dan kesabaran. 
Meskipun mungkin sulit untuk mendirikan sebuah program pelatihan formal bagi karyawan siswa, baik personil praktek mengharuskan setiap pekerja baru harus berorientasi pada organisasi tempat kerja dan dilatih untuk melakukan tugas-tugas yang diperlukan.

KESIMPULAN

Semakin tinggi kedudukan seorang pemimpin dalam organisasi maka semakin dituntut daripadanya kemampuan berfikir secara konsopsional strategis dan makro. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi maka ia akan semakin generalist, sedang semakin rendah kedudukan seseorang dalam organisasi maka ia menjadi spesialist.
Teori generis, teori sosial dan teori okologis adalah teori yang mengemukakan lahirnya/timbulnya seorang pemimpin, sedangkan tipe-tipe kepemimpinan dapat diklasifikasikan menjadi lima tipe utama yaitu tipe otokratis, militeristis, paternalistis, karismatis dan tipe demokratis